各位企業(yè)老總、IT負責人，你是否為軟件許可證的高昂成本頭疼過？今天，作為多年深耕這一領域的IT部門負責人，我要分享的就是終端用戶如何科學管理，讓你的企業(yè)節(jié)省高達30%以上的軟件許可支出。
一、識別多余的許可證和云服務
在這個軟件訂閱制的時代，企業(yè)購買的軟件往往遠超實際使用量。多數(shù)企業(yè)存在的問題是：未充分利用現(xiàn)有許可證、使用過多高級功能，以及在某些領域采取年度或永久許可證而非訂閱模式。這種情況直接導致企業(yè)的IT支出虛高。據(jù)統(tǒng)計，超過35%的企業(yè)軟件支出用于從未真正充分利用的冗余許可證上。
以下是我總結的有效策略：
- 儀表盤分析和匹配：利用系統(tǒng)的使用分析工具來識別員工活動模式。涉及具體操作：
- 打開儀表盤分析工具
- 生成使用頻率報告
- 檢查哪些企業(yè)成員最高利用率低于50%
- 示例：勝利油田某公司的財務部門采購了30個許可證，我們的方法發(fā)現(xiàn)其中8個賬號的使用率不足20%，最終調(diào)整配置節(jié)省了45%的成本。
- 多云環(huán)境的AWS許可證綜合管理：很多企業(yè)忽略云服務的成本，AWS、Azure和GCP默認許可證有著顯著的成本差異，需要集中管理。
二、調(diào)整訂閱和定價模式
許多企業(yè)誤解了訂閱模式的價值。根據(jù)IDC的數(shù)據(jù)，2025年企業(yè)級軟件訂閱市場將達到3000億美元規(guī)模，適當選擇訂閱計劃是取舍問題。
讓我分享常用的三種策略：
- 正確對比SaaS套餐：微軟Office 365常用的分成幾個層次，你是否購買了更適合企業(yè)的E3/E5套餐，而不是入門的商業(yè)標準版？
- 混合模式選擇：有些軟件同時支持訂閱和一次性永久許可證，需要根據(jù)企業(yè)預算是靈活選擇。企業(yè)常犯的錯誤是永遠鎖定訂閱模式，限制未來與永久許可的談判空間。
- 免費試用轉(zhuǎn)正注意事項：很多產(chǎn)品常見的免費試用期，記住一旦正式購買，退款可能性會降低。
三、利用自動化審計工具
說到許可審計，傳統(tǒng)的人工核對方式不僅耗時耗力，更易出錯。自動化工具是解放生產(chǎn)力的必要手段。采用自動化審計工具，在兩周內(nèi)可完成全公司許可盤點，發(fā)現(xiàn)不合規(guī)軟件。
我的使用經(jīng)驗：
我曾經(jīng)使用一家新上馬的自動化工具，在某大型制造企業(yè)中，在幾周內(nèi)發(fā)現(xiàn)了超過1500個未報告的許可證違規(guī)記錄，立即挽回了約23萬美元支出。
部署如下：
- 關鍵步驟：安裝認證掃描插件，設置自動審計通知機制
- 實時監(jiān)控：考慮使用自動調(diào)整策略，如用腳本讀取許可證信息，推送審計報告到企業(yè)特定的數(shù)據(jù)中心位置
四、定制企業(yè)級許可和支持選項
大型軟件廠商為企業(yè)客戶提供專屬的價格和促銷方案。很多中小企業(yè)還未意識到其議價力量被充分利用。